Административный ассистент

Крупная химическая производственная компания Linde, ведущий производитель промышленных и медицинских газов, продуктов разделения воздуха (азот, кислород, аргон и др.) рассматривает кандидатов на позицию административный ассистент.

Обязанности:

• Осуществляет всестороннюю административную, информационную и организационную поддержку руководителя и работников Компании.

• Ведет делопроизводство:

• получает счета и закрывающую документацию от Поставщиков услуг, подписывает отчетные бухгалтерские документы и принимает их к учёту, инициирует и отслеживает оплату счетов;

• заводит заявки на оказание услуг;

• регистрирует и отправляет исполненную документацию адресатам (в том числе посредством электронной почты, почты России, экспресс почты и т.п.);

• получает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, принимает документы и личные заявления на подпись руководителю, ведет их учет и регистрацию;

• оформляет табель рабочего времени сотрудников структурного подразделения и непосредственного руководителя. Передает его в отдел по работе с персоналом;

• подготавливает проекты приказов по структурному подразделению;

• по поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы; ведет их регистрацию;

• ведет документооборот со структурными подразделениями Компании, в т.ч. находящимися в других географических регионах.

• Осуществляет работу по организационно-стратегическому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя:

• выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (материально-техническое оснащение, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний;

• осуществляет сбор материалов и информации, необходимых руководителю, подготавливает аналитические, информационные, справочные и иные материалы;

• ведет запись на прием к руководителю, организует прием посетителей;

• осуществляет рассмотрение документов на подпись Генерального директора; инициирует подписание документов;

• по поручению руководителя согласовывает отдельные вопросы с работниками, доводит до них указания и распоряжения Генерального директора; контролирует исполнение указаний и распоряжений; осуществляет контроль за подписанием работниками приказов и локальных нормативных актов общества;

• отвечает за планирование и организацию деловых поездок и командировок руководителя;

• осуществляет техническое обеспечение деятельности руководителя (заказ билетов; организацию встреч, переговоров; др.); планирует рабочий день руководителя;

• оказывает руководителю другую административную и информационную поддержку;

• составляет Авансовые отчеты и передает их в бухгалтерию.

• Оформляет командировочные документы (заказ билетов, бронирование отелей и пр.) для работников.
• Организует заказ такси для разъездов гостей и сотрудников Компании.
• Обеспечивает оформление пропусков для работников и посетителей Компании.

• высшее профессиональное образование и стаж работы в административной должности не менее 1 года или среднее (полное) образование и стаж работы в административной должности не менее 2х лет; -навыки работы с ПЭВМ, оргтехникой и специализированными компьютерными программами (пакет MS Office, Adobe Acrobat Reader, Internet Browsers и т.д.);
• отличные навыки письменной и устной коммуникации
• знание английского языка минимум уровня Elementry
• Добросовестность, порядочность

• Полностью официальное оформление по ТК РФ
• Место работы: г. Нижний Тагил, ул Металлургов 1, территория АО ЕВРАЗ-НТМК
• График работы 5/2 8-17
• Соц.пакет: ДМС, доплаты на питание, спорт, образовательные активности детей
• Уровень заработной платы обсуждается на собеседовании